Κανονισμός Επιτροπής Ελέγχου

Aριθμός Μελών Toυλάχιστον 3 μέλη που ορίζονται με Απόφαση της Γενικής Συνέλευσης (Γ.Σ.) των μετόχων της εταιρίας.
Σχέση Επιτροπής Ελέγχου με το Δ.Σ. Με απόφαση της Γ.Σ. η Επιτροπή Ελέγχου είναι δυνατό:

– να αποτελεί Επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου (Δ.Σ.)  ή

– να είναι ανεξάρτητη από το Δ.Σ.

Σύνθεση Επιτροπής Ελέγχου Η Ε.Ε. αποτελείται:

(α) από Μέλη που διαθέτουν επαρκή γνώση στον κλάδο της εμπορίας παιχνιδιών, ενδυμάτων, συναφών ειδών ή/ και άλλων ειδών στην Ελλάδα

(β) από Μη Εκτελεστικά Μέλη του Δ.Σ. ή/ και

από Μέλη που δεν συμμετέχουν στο Δ.Σ. της

(γ) από μέλη τα οποία, στην πλειονότητά τους, είναι ανεξάρτητα από την εταιρία, κατά την έννοια του Ν.3016/2002

(δ) από τουλάχιστον ένα μέλος με επαρκή γνώση στην ελεγκτική και λογιστική εταιριών

Η αξιολόγηση των υποψηφίων μελών της Ε.Ε. διενεργείται από το Διοικητικό Συμβούλιο, το οποίο τα προτείνει προς τη Γ.Σ.

Πρόεδρος της Επιτροπής Ελέγχου Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ελέγχου εκλέγεται από τη Γενική Συνέλευση ή από τα Μέλη της Επιτροπής Ελέγχου στην πρώτη συνεδρίασή της μετά την εκλογή της από τη Γ.Σ.. Αίναι ανεξάρτητος από την εταιρία,  παρακολουθεί τις εργασίες των Γ.Σ., ενημερώνει την Τακτική Γ.Σ. για το έργο της Επιτροπής Ελέγχου και τον εσωτερικό έλεγχο κατά την προηγούμενη χρήση.

Σε περίπτωση κωλύματος ή απουσίας του, αναπληρώνεται σε όλα τα καθήκοντά του από το πρεσβύτερο μέλος της Ε.Ε. που είναι ανεξάρτητος από την Εταιρία.

Θητεία Επιτροπής Ελέγχου Η Ε.Ε. εκλέγεται από την Γ.Σ. μετά από εισήγηση του Δ.Σ. για 3ετή θητεία, που συμπίπτει με τη θητεία του Δ.Σ. της εταιρίας, εκτός εάν αποφασίσει διαφορετικά η Γ.Σ. ή, κατ’ εξουσιοδότηση αυτής, το Δ.Σ. της εταιρίας. Η Ε.Ε. είναι ελεύθερη ανακλητή από τη Γ.Σ.
Συχνότητα Συνεδριών Επιτροπής Ελέγχου Η Ε.Ε. συνεδριάζει

(α) σε τακτική βάση τουλάχιστον 1 φορά το ημερολογιακό τρίμηνο

(β) σε έκτακτη βάση οποτεδήποτε κριθεί απαραίτητο  από τον Πρόεδρο ή δύο από τα μέλη της.

Τρόπος Διεξαγωγής  Συνεδρίας Επιτροπής Ελέγχου Η Ε.Ε. συνεδριάζει μετά από πρόσκληση του Προέδρου αυτής που αποστέλλεται τουλάχιστον 2 ημέρες προ της συνεδρίασης στα μέλη της, στα γραφεία της εταιρίας στο Ωραιόκαστρο Θεσσαλονίκης ή την Αττική, ή σε οποιοδήποτε άλλο μέρος, εφόσον δεν αντιλέγουν τα μέλη.

Εφόσον κριθεί απαραίτητο, μπορεί να συνεδριάσει με τηλεφωνική συνδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη (video call) ή άλλο συναφές μέσο.

Η Ε.Ε. δύναται να συνεδριάζει αυτόκλητα, οποτεδήποτε και οπουδήποτε, εφόσον παρίστανται όλα τα Μέλη της και δεν αντιλέγουν.

Η κατάρτιση και υπογραφή πρακτικού από όλα τα μέλη της Ε.Ε., με φυσική ή ηλεκτρονική υπογραφή, ισοδυναμεί με συνεδρίαση και καθ’ όλα έγκυρη απόφαση, ακόμη και αν δεν έχει προηγηθεί συνεδρίαση.

Απαρτία Επιτροπής Ελέγχου Η Ε.Ε. βρίσκεται σε απαρτία, δυνάμενη να λάβει αποφάσεις, εφόσον είναι παρόντα τουλάχιστον τα μισά πλέον ενός μέλη της, σε κάθε όμως περίπτωση πρέπει να παρίστανται τουλάχιστον τρία μέλη. Σε περίπτωση μη επίτευξης απαρτίας, ο χρόνος της νέας συνεδρίασης αποφασίζεται από τον Πρόεδρο.
Πλειοψηφία Επιτροπής Ελέγχου Η Ε.Ε. λαμβάνει αποφάσεις με απλή πλειοψηφία των παρόντων μελών.

Σε περίπτωση ισοψηφίας υπερισχύει η ψήφος του Προέδρου. Σε τέτοια περίπτωση, ο Πρόεδρος δύναται, κατά την κρίση του, να θέσει το θέμα προς συζήτηση και λήψη αποφάσεως στην επόμενη συνεδρία της Ε.Ε.

Υποχρεώσεις Μελών της Επιτροπής Ελέγχου Τα Μέλη οφείλουν :

(α) να διαθέτουν επαρκή χρόνο για την ενάσκηση των καθηκόντων τους

(β) να ενημερώνονται για την νομοθεσία που διέπει την λειτουργία της Επιτροπής Ελέγχου καθώς και τις τυχόν αλλαγές της

(γ) να προετοιμάζονται επι των θεμάτων των συνεδριάσεων της Επιτροπής Ελέγχου

(δ) να τηρούν αυστηρή εχεμύθεια και να μην εκμεταλλεύονται προς ίδιο όφελος εμπιστευτικές πληροφορίες και ο,τιδήποτε λαμβάνουν γνώση στο πλαίσιο και επ’ αφορμή των καθηκόντων τους.

(ε) να αποφεύγουν την σύγκρουση συμφερόντων με την Εταιρία και να γνωστοποιούν στο Δ.Σ. κάθε πιθανή πληροφορία ή γεγονός που μπορεί να συνιστά ή να οδηγεί σε τέτοια σύγκρουση.

(στ) να καταβάλλουν κάθε δυνατή προσπάθεια προκειμένου να διευκολύνουν την ομαλή λειτουργία της Ε.Ε. και των λοιπών οργάνων της Εταιρίας γενικότερα.

Καθήκοντα Επιτροπής Ελέγχου Η Ε.Ε.:

α) συνεργάζεται με τους ελεγκτές και ενημερώνει το Δ.Σ. για το αποτέλεσμα του υποχρεωτικού ελέγχου και επεξηγεί πώς συνέβαλε ο υποχρεωτικός έλεγχος στην ακεραιότητα της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και ποιος ήταν ο ρόλος της Ε.Ε. στην εν λόγω διαδικασία

β) παρακολουθεί τη διαδικασία χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και υποβάλλει συστάσεις ή προτάσεις για την εξασφάλιση της ακεραιότητάς της,

γ) παρακολουθεί την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, διασφάλισης της ποιότητας και διαχείρισης κινδύνων της επιχείρησης και, κατά περίπτωση, του τμήματος εσωτερικού ελέγχου της, όσον αφορά τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση της εταιρίας, χωρίς να παραβιάζει την ανεξαρτησία της.

Ειδικότερα η Ε.Ε. ενημερώνεται για το πρόγραμμα ελέγχων του εσωτερικού ελεγκτή, τα πορίσματα που αφορούν τις εκθέσεις του και αξιολογεί ετησίως το έργο αυτού ενημερώνοντας σχετικά το Δ.Σ. της εταιρίας.

δ) παρακολουθεί τον υποχρεωτικό έλεγχο των ετήσιων και ενοποιημένων χρηματοοικονομικών καταστάσεων ετήσιων και ιδίως την απόδοση του ελέγχου, λαμβάνοντας υπόψη οποιαδήποτε πορίσματα και συμπεράσματα της αρμόδιας Αρχής σύμφωνα με την παρ. 6 του άρθρου 26 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 537/2014,

ε) επισκοπεί και παρακολουθεί την ανεξαρτησία των ορκωτών ελεγκτών λογιστών ή των ελεγκτικών εταιριών σύμφωνα με τα άρθρα 21, 22, 23, 26 και 27, καθώς και το άρθρο 6 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 537/2014 και ιδίως την καταλληλότητα της παροχής μη ελεγκτικών υπηρεσιών στην εταιρία σύμφωνα με το άρθρο 5 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 537/2014,

στ) είναι υπεύθυνη για τη διαδικασία επιλογής ορκωτών ελεγκτών λογιστών ή ελεγκτικών εταιριών και προτείνει προς το Δ.Σ. και, συνακόλουθα, τη Γ.Σ. τους ορκωτούς ελεγκτές λογιστές ή τις ελεγκτικές εταιρίες που θα διοριστούν σύμφωνα με το άρθρο 16του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 537/2014, εκτός εάν εφαρμόζεται η παρ. 8 του άρθρου 16 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 537/2014.

ζ) δύναται κατά την κρίση της ή μετά από αίτημα του Δ.Σ. να συζητεί και να εισηγείται προς το Δ.Σ. για οιοδήποτε συναφές θέμα σχετίζεται με τα ανωτέρω θέματα, λαμβάνοντας υπόψη της γνωμοδοτήσεις που τυχόν λάβει από τρίτους εξωτερικούς συμβούλους. Ο ορισμός των εξωτερικών συμβούλων και η έγκριση του κόστους αυτών θα γίνεται με απόφαση του Δ.Σ. της εταιρίας.

Αμοιβές Μελών Επιτροπής Ελέγχου Οι Αμοιβές των Μελών της Ε.Ε. αποφασίζονται από την Γ.Σ. της Εταιρίας κατόπιν εισήγησης του Δ.Σ. Για τον καθορισμό του ύψους των αμοιβών των μελών της Ε.Ε. λαμβάνεται υπόψη η πολυπλοκότητα του έργου της καθώς και ο χρόνος ενασχόλησης των μελών της. Εφόσον τα μέλη είναι και μέλη του Δ.Σ., δεν καταβάλλονται πρόσθετες αμοιβές λόγω συμμετοχής τους στην Ε.Ε.
Αξιολόγηση-Αναπλήρωση Μελών Η αξιολόγηση του έργου της Ε.Ε. γίνεται από το Δ.Σ. της Εταιρίας, το οποίο δύναται να εισηγηθεί προς τη Γ.Σ. την αναπλήρωση Μελών ή/και την εκλογή νέων Μελών της Ε.Ε.
Τελικές Διατάξεις Ο Κανονισμός Λειτουργίας της Ε.Ε. δύναται να τροποποιηθεί με απόφαση του Δ.Σ.