Γενικά

Το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου (εφεξής «ΤΕΕ») συνιστά μία ανεξάρτητη οργανωτική μονάδα, η οποία λειτουργεί σύμφωνα με τα άρθρα 15 και 16 του ν. 4706/2020 περί Εταιρικής Διακυβέρνησης, καθώς και τον Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας της Εταιρίας και ασκεί τον εσωτερικό έλεγχο στην εταιρία.

Βασικός σκοπός του ΤΕΕ είναι η παροχή ελεγκτικών και συμβουλευτικών υπηρεσιών, καθώς και υπηρεσιών διασφάλισης συμμόρφωσης, με αντικειμενική και ανεξάρτητη κρίση, ώστε να εξασφαλίζεται η ομαλή και αποδοτική λειτουργία της εταιρίας, στο πλαίσιο της γενικής στρατηγικής της, για την επίτευξη των προγραμματισμένων ποιοτικών και ποσοτικών στόχων της.

Στο εύρος εργασιών του ΤΕΕ περιλαμβάνονται η αξιολόγηση της επάρκειας και αποτελεσματικότητας των λειτουργιών διακυβέρνησης, η διαχείριση κινδύνων και δικλείδων ασφαλείας, καθώς και η απόδοση της Εταιρίας και των θυγατρικών της, λαμβάνοντας υπόψη τις προβλέψεις της νομοθεσίας και των κανονιστικών διατάξεων της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς, ενώ παράλληλα δύναται να παρέχει και συμβουλευτικές υπηρεσίες. Στην τελευταία περίπτωση, το ΤΕΕ θα πρέπει να παραμένει ανεξάρτητο και να μην αναλαμβάνει ευθύνη διοικητικής φύσεως.

Το ΤΕΕ δύναται, επίσης, να υποστηρίζει την Εταιρία και σε καθήκοντα πέραν του Εσωτερικού Ελέγχου, όπως σε δραστηριότητες κανονιστικής συμμόρφωσης ή διαχείρισης κινδύνων, είτε αυτόνομα, είτε σε συνεργασία με άλλες μονάδες της Εταιρίας, σύμφωνα με αποφάσεις των αρμοδίων οργάνων της. Τα καθήκοντα αυτά δεν θα πρέπει να παρεμποδίζουν ή να δίνουν την εντύπωση ότι παρεμποδίζουν την ανεξαρτησία και την αντικειμενικότητα του τμήματος.

Ο επικεφαλής του ΤΕΕ ορίζεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρίας, κατόπιν πρότασης της Επιτροπής Ελέγχου και είναι εργαζόμενος πλήρους και αποκλειστικής απασχόλησης. Κατά την άσκηση των καθηκόντων του είναι προσωπικά και λειτουργικά ανεξάρτητος και διαθέτει τις απαιτούμενες γνώσεις και εμπειρία. Υπάγεται διοικητικά στο Διοικητικό Συμβούλιο, αλλά αναφέρεται, εποπτεύεται  και αξιολογείται ως προς το έργο του από την Επιτροπή Ελέγχου.

Ο αριθμός των εσωτερικών ελεγκτών του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου είναι ανάλογος με το μέγεθος της εταιρίας, τον αριθμό των υπαλλήλων της, τα γεωγραφικά σημεία όπου δραστηριοποιείται, τον αριθμό των λειτουργικών και των επιτελικών μονάδων και των ελεγκτέων οντοτήτων εν γένει.

Κατά τον χρόνο σύνταξης της παρούσας, το Τ.Ε.Ε. στελεχώνεται από ένα (1) άτομο, την υπάλληλο της εταιρίας κ. Σουλτάνα Στροίκου, η οποία διαθέτει εξειδικευμένες και επαρκείς γνώσεις και εμπειρία στο λογιστικό και ελεγκτικό τομέα, με παράλληλη γνώση της εν γένει δομής και των λειτουργιών των επιμέρους τμημάτων της Εταιρίας.

Δραστηριότητες του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου

Στο πλαίσιο των γενικών αρμοδιοτήτων του, κατ’ εφαρμογή των άρθρων 1 έως 24 του ν.4706/2020, το ΤΕΕ:

α) Παρακολουθεί, ελέγχει και αξιολογεί:

αα) την εφαρμογή του Κανονισμού Λειτουργίας και του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου, ιδίως ως προς την επάρκεια και την ορθότητα της παρεχόμενης χρηματοοικονομικής και μη πληροφόρησης, της διαχείρισης κινδύνων, της κανονιστικής συμμόρφωσης και του κώδικα εταιρικής διακυβέρνησης που έχει υιοθετήσει η Εταιρία,

αβ) τους μηχανισμούς διασφάλισης ποιότητας,

αγ) τους μηχανισμούς εταιρικής διακυβέρνησης και

αδ) την τήρηση των δεσμεύσεων που περιέχονται σε ενημερωτικά δελτία και τα επιχειρηματικά σχέδια της Εταιρίας σχετικά με τη χρήση των κεφαλαίων που αντλήθηκαν από τη ρυθμιζόμενη αγορά.

β) Συντάσσει εκθέσεις προς τις ελεγχόμενες μονάδες με ευρήματα αναφορικά με την περ. α), τους κινδύνους που απορρέουν από αυτά και τις προτάσεις βελτίωσης, εάν υπάρχουν. Οι εκθέσεις της παρούσας, μετά από την ενσωμάτωση των σχετικών απόψεων από τις ελεγχόμενες μονάδες, τις συμφωνημένες δράσεις, αν υπάρχουν, ή την αποδοχή του κινδύνου της μη ανάληψης δράσης από αυτές, τους περιορισμούς στο εύρος ελέγχου της, αν υπάρχουν, τις τελικές προτάσεις εσωτερικού ελέγχου και τα αποτελέσματα της ανταπόκρισης των ελεγχόμενων μονάδων της Εταιρίας στις προτάσεις της, υποβάλλονται ανά τρίμηνο στην Επιτροπή Ελέγχου.

γ) Υποβάλλει κάθε τρεις (3) τουλάχιστον μήνες στην Επιτροπή Ελέγχου αναφορές, στις οποίες περιλαμβάνονται τα σημαντικότερα θέματα και οι προτάσεις του, σχετικά με τα καθήκοντα των περ. α) και β) του παρόντος, τις οποίες η Επιτροπή Ελέγχου παρουσιάζει και υποβάλλει, μαζί με τις παρατηρήσεις της, στο Διοικητικό Συμβούλιο.

Παράλληλα, το ΤΕΕ:

• Εξετάζει τους μηχανισμούς για τη διαφύλαξη και προστασία των περιουσιακών στοιχείων της Εταιρίας.
• Εξετάζει τους μηχανισμούς διαχείρισης κινδύνων και τη λειτουργία της κανονιστικής συμμόρφωσης καθώς και την ακεραιότητα, αξιοπιστία, εμπιστευτικότητα και συνεχή διαθεσιμότητα των πληροφοριακών συστημάτων.
• Εξετάζει οποιοδήποτε θέμα της ζητηθεί από την Επιτροπή Ελέγχου ή/ και το ΔΣ, εφόσον λάβει τη σχετική από την Επιτροπή Ελέγχου έγκριση.
• Ενημερώνει την Επιτροπή Ελέγχου, και το Δ.Σ. σε τακτική βάση ή σε έκτακτες περιπτώσεις, εφόσον συντρέξουν οι περιστάσεις.
• Ενημερώνει την Επιτροπή Ελέγχου και το Δ.Σ. της Εταιρίας για περιπτώσεις σύγκρουσης των ιδιωτικών συμφερόντων .
• Ελέγχει τις σχέσεις και συναλλαγές της Εταιρίας με τα συνδεδεμένα με αυτήν μέρη,
• Ελέγχει τις αμοιβές και τις πάσης φύσεως παροχές προς τα μέλη της Δ.Σ., βάσει αποφάσεων της Γ.Σ. των μετόχων.
• Παρακολουθεί την επάρκεια των διαδικασιών αναγνώρισης και διαχείρισης των κινδύνων.
• Ελέγχει και διασφαλίζει την ποιότητα και αξιοπιστία της παρεχόμενης πληροφόρησης από τη Διοίκηση προς το Διοικητικό Συμβούλιο αναφορικά με το σύστημα εσωτερικού ελέγχου.
• Προβαίνει σε περιοδική επιβεβαίωση (follow-up) του βαθμού υλοποίησης των συμφωνημένων ενεργειών και ενημερώνει σχετικώς την Επιτροπή Ελέγχου.

Ειδικότερα στο πλαίσιο της αξιολόγησης του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου (Internal Controls) και Διαχείρισης Κινδύνων (Risk Management) της Εταιρίας, το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου:

• Παρακολουθεί, εξετάζει και αξιολογεί την επάρκεια και αποτελεσματικότητα του συνόλου των πολιτικών, διαδικασιών και δικλείδων ασφαλείας της Εταιρίας αναφορικά αφενός με το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου (Internal Controls) και αφετέρου με την διασφάλιση της ποιότητας της παρεχόμενης προς το Δ.Σ. χρηματοοικονομικής πληροφόρησης.
• Εντοπίζει τους κυριότερους κινδύνους και αβεβαιότητες της Εταιρίας, αξιολογεί τις μεθόδους που χρησιμοποιεί η Εταιρία για τον εντοπισμό και την παρακολούθηση τους καθώς και την αντιμετώπιση των κυριότερων από αυτούς μέσω του συστήματος εσωτερικού ελέγχου (Internal Controls), καθώς και τη γνωστοποίησή τους στις δημοσιοποιημένες χρηματοοικονομικές πληροφορίες με ορθό τρόπο.
• Εξετάζει την ύπαρξη και το περιεχόμενο των διαδικασιών εκείνων, σύμφωνα με τις οποίες το προσωπικό της Εταιρίας θα μπορεί, υπό εχεμύθεια, να εκφράσει τις ανησυχίες του για ενδεχόμενες παρανομίες και παρατυπίες.